10 wskazówek jak dobrze zarządzać czasem

Zarządzanie czasem jest jedną z tych umiejętności, do której ludzie często nie przywiązują zbytniej uwagi, a która może ogromnie wpłynąć na nasze życie i pracę. Jeśli nie nauczymy się organizować informacji i planować zadań w odpowiedni sposób, nie będziemy w stanie im sprostać. Dlatego polecamy przeczytanie naszego artykułu i zaczęcie stosowania kilku prostych zasad...

Rozpoczynając daną pracę musisz zdać sobie sprawę ze swoich różnych zdolność odnośnie porządkowania informacji i zarządzania czasem. Zdaniem jednego ze specjalistów od wydajności pracy Merlina Mann’a: "Kariera zależy głównie od miękkich umiejętności, które sprawiają że jesteś w stanie poradzić sobie nawet z wielkim nawałem pracy".

Przedstawiamy 10 wskazówek, które nauczą Cię lepiej zarządzać swoim czasem:

1. Nie zostawiaj bez reakcji emaili, które otrzymałeś.

By móc zbliżyć się do pracy specjalistów spróbuj stworzyć swój folder na każdy typ wiadomości. Jeśli potrzebujesz przemyśleć odpowiedź, przenieś dany email do listy rzeczy do zrobienia. Jeśli jest to odniesienie do czegoś, wydrukuj je, a jeśli treścią maila jest spotkanie zapisz je w swoim kalendarzu.

2. Wielozadaniowość jest złym rozwiązaniem.

Dla ludzi, którzy nie wychowywali się w erze telewizji i nowych technologi wielozadaniowość jest wręcz zabójcza, bo nie przywykli do takiego rozproszenia uwagi. Generalnie zmniejsza to wydajność każdego człowieka, bez względu na to kiedy się urodził. Jest mało prawdopodobne, że 20-latek będzie się czuł przytłoczony z powodu wymagania od niego wykonywania wielu zadań, ale spadek jego produktywności będzie zapewne odczuwalny. Dlatego postaraj się ograniczyć zbędne „pochłaniacze czasu” takie jak telewizja, portale społecznościowe, gry komputerowe itp.

3. To co najważniejsze wykonuj w pierwszej kolejności.

To za kluczową zasada zarządzania czasem. Kiedy usiądziesz rano do pracy, zanim sprawdzisz swoją skrzynkę pocztową, poświęć godzinę na najbardziej istotne sprawy, które znajdują się na Twojej liście rzeczy do zrobienia. To dobry pomysł, bo nawet jeśli nie zdołasz tego zrobić w godzinę, będzie o wiele bardziej prawdopodobne, że wrócisz do czegoś, co już raz zacząłeś.

4. Sprawdzaj pocztę według planu.

Dopóki ludzie wiedzą, jak długo oczekiwać na odpowiedź i jak dotrzeć do Ciebie w razie kryzysowej sytuacji, możesz odbierać większość typów wiadomości kilka razy dziennie w przeznaczonym na to czasie.

5. Stwórz katalog przydatnych adresów stron internetowych.

Zamiast tonięcia w luźnych notatkach na temat miejsc, które chcesz sprawdzić lub które chcesz zachować jako punkt odniesienia w wielu swoich pracach, możesz je szybko zapisać w jednym miejscu, a następnie łatwo je wertować i udostępniać. By śledzić wybrane strony internetowe możesz użyć do tego zakładek ze specjalnych serwisów przeznaczonych ku temu.

6. Zorientuj się, kiedy pracujesz najefektywniej.

Odkryj swój najlepszy czas do pracy, poprzez monitorowanie swojej wydajności w określonych porach dnia. Gdy już ci się to uda, powinieneś tak skonstruować swój harmonogram, by swój najlepszy czas zarezerwować na najtrudniejsze i najbardziej wymagające zadania.

7. Pomyśl o klawiszach.

Jeśli pracujesz na komputerze cały dzień, klawisze jakich używasz mają ogromne znaczenie, ponieważ wpływają na wydajności szukania informacji. Najlepiej zainwestuje w odpowiedni sprzęt. Warto to zrobić, gdyż, każdego dnia, pracownik w poszukiwaniu informacji wpisuje w wyszukiwarkę aż setki słów. Nawet jeśli przyśpieszy to cały proces o 10 sekund, to, w dłuższym okresie czasu będą widocznego tego efekty.

8. Ułatw sobie początki.

Często nie mamy problemów z zakończeniem projektów, pojawiają się jednak one raczej wraz z rozpoczęciem prac nad nimi . Dlatego zalecamy, by podzielić cały projekt na małe kawałki, tak będzie łatwiej zacząć pracę i nie najważniejsze nie odczuje się przy tym poczucia przytłoczenia całością zadania.

9. Twórz listy rzeczy do zrobienia każdego dnia.

Niektórzy ludzie lubią robić swoją listę zadań ręcznie, ponieważ pokazuje to zaangażowanie w stosunku do każdej sprawy. Jest to dobre jeśli jesteś chętny do przepisywania tych spraw każdego dnia, dopóki nie zostaną zrobione. Inne osoby preferują pewne oprogramowania jak np. elektroniczny kalendarz, które umożliwiają porządkować i dzielić ich listę rzeczy do zrobienia na części, które są wykonalne i danego dnia istotne.

10. Miej odwagę być powolny.

Pamiętaj, że dobry menedżer, posiadający dobre umiejętności zarządzania czasem reaguje na niektóre rzeczy wolniej niż jego koledzy po fachu, którzy nie posiadają tej umiejętności. Na przykład ktoś, ktoś kto skupia się wyłącznie na priorytetowym zadaniu prawdopodobnie zaniedba odbieranie poczty, co może później przynieść przykre konsekwencje. Oczywiście są ważniejsze zadania niż korespondencja emailowa. Intuicyjnie wszyscy zdajemy sobie z tego sprawę. To jednak co musimy sobie uświadomić to, że przetwarzanie i planowanie własnej pracy należy również do priorytetowych zadań.